Frau, dunkler, langer Zopf, hellblaue Bluse, zeigt mit beiden Zeigefingern nach rechts. Sie versteht es zu delegieren. Christine Kiunke Coaching für Frauen mit Firma und Familie

Delegieren

Delegieren zu können, fällt vielen meiner Coachees erst einmal schwer, so auch Ulrike. Hier liest du, welche Gründe für sie dafür und dagegen sprachen, Aufgaben abzugeben und welche konkrete Frage ihr dabei half.

Ein Berg von Aufgaben

Im vorigen Beitrag ging es um Ulrike (Name erfunden), die von ihrem Berg an Aufgaben frustriert und überfordert war. Wie wir das Thema methodisch angingen und welche Erkenntnisse sie aus diesem Coaching ziehen konnte, kannst du HIER noch einmal nachlesen.

Durch die unzähligen Karteikarten auf dem Tisch war es offensichtlich, dass die Aufgaben zu umfangreich sind und Ulrike gut daran tut zu prüfen, was sie abgeben kann. Doch erst einmal schauten wir uns die Gedanken an, die sie bisher davon abgehalten hatten zu delegieren.

Ich mache diese Aufgaben alle selbst, weil

  • ich es am besten kann.
  • es dann so gemacht wird, wie ich es mir vorstelle.
  • mir das Erklären zu lange dauert; in der Zeit habe ich es drei mal selbst gemacht.
  • es sonst keiner macht.
  • ich dann weiß, dass es erledigt ist.
  • es niemand so gut macht wie ich.
  • zu viel Verantwortung dranhängt.

Welche Vorteile es hätte, wenn Ulrike mehr delegieren würde, besprachen wir im nächsten Schritt. Sie fasste es so zusammen:

Delegieren bringt mir, dass ich

  • aus dem Hamsterrad aussteige.
  • mehr Zeit für meine eigentlichen Aufgaben habe.
  • entlastet bin.
  • in meinen Kernkompetenzen arbeite.
  • das Mitdenken, die Selbstständigkeit und die Zufriedenheit des Teams stärke.
  • langfristig die Qualität in meiner Firma erhöhe.
  • Verantwortung für mein Team, meine Firma und mich übernehme.

Delegieren braucht Klarheit

Im weiteren Verlauf gingen wir die vielen Aufgaben durch, die Ulrike zurzeit noch alle selbst erledigt. Bei jeder Karteikarte fragte sie sich:

  • Muss ich das als Chefin wirklich selbst erledigen
  • oder kann das weg?
  • Wenn es weg kann: An wen und wie genau gebe ich die Aufgabe ab?

Auf diese Art investierte Ulrike erst einmal einiges an Zeit, alle Aufgabe zu sortieren und zu delegieren. Im Weiteren sparte sie sich genau dadurch viel Zeit und Energie, die sie effektiver einsetzen konnte.

Eine Reihe von Aufgaben konnte sie leicht abgeben, wie: Blumen gießen, Kaffeekasse verwalten, Getränke einkaufen (werden jetzt geliefert), Handwerker für das defekte Fenster anrufen, Urlaubsplan erstellen, Arbeitsmaterial bestellen. Bei anderen dauerte es etwas länger, sie eine andere Person erledigen zu lassen.

Gleichzeitig wurden ihr ihre Aufgaben als Chefin immer klarer. Diese übernahm sie jetzt aus Überzeugung.

Bei manchen Aufgaben lohnte es sich zu differenzieren. So überlegte sie sich weiterhin mit Freude, wie das nächste Firmenevent aussehen soll; die Suche und Buchung der Location übergab sie jedoch an ihre Mitarbeiterin.

Delegieren braucht genaue Kommunikation

Damit Aufgaben wirklich zufriedenstellend erledigt werden, braucht es klare Anweisungen und Antworten auf die Fragen:

  • Wer? macht
  • Was?
  • Bis wann?
  • Wie? und in
  • Welcher Qualität?

Zudem überlegte Ulrike, ob bzw. wann und wie sie Rückmeldung von der jeweiligen Mitarbeiterin, dem jeweiligen Mitarbeiter bekommen wollte.

Doch nicht nur klare Ansagen spielen eine wichtige Rolle, ob delegieren das gewünschte Ergebnis bringt. Der zweite, wichtige Faktor, erkannte Ulrike, ist: Vertrauen.

Dies zu entwickeln, fiel ihr zunächst schwer. Es hieß für sie, die Kontrolle ein Stück weit abzugeben, zu akzeptieren, dass Fehler passieren und dass es jemand zwar anders, aber deswegen nicht schlechter macht als sie.

Doch gestärkt durch meine weitere Begleitung im Coaching und den offensichtlichen Erfolg ihres „Umbaus“ delegierte sie Aufgaben immer klarer, schneller und selbstbewusster.

Dass Kraft, Freude und Zuversicht zu ihr zurückkehrten, fiel nicht nur in der Firma, sondern auch in ihrem Umfeld positiv auf. Sich Zeit für das Coaching und besonders für das Thema Delegation zu nehmen, hatte sich für Ulrike mehr als gelohnt.

Verzettelst du dich noch oder delegierst du schon?

  • Willst du herausfinden, was und wie du am besten delegierst und dadurch Kraft, Zeit und Nerven gewinnst?
  • Delegierst du schon, doch es könnte dir leichter fallen oder noch mehr sein?
  • Delegierst du schon perfekt und ich kann von dir lernen?

Dann schreibe mir eine kurze E-Mail. Ich antworte dir innerhalb von ein bis zwei Arbeitstagen und nenne dir drei mögliche Termine für unser Kennenlerngespräch. Bis dann!

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Bild: Robin Higgins auf Pixabay

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